ستایش ایدی زاده
جلسات پی‌درپی و وقفه‌های مداوم در محیط کار می‌توانند تمرکز کارکنان را کاهش دهند و فرصت انجام کارهای عمیق را از آنها بگیرند. پژوهش‌های حوزه روانشناسی سازمانی نشان می‌دهند که کیفیت جلسات و نحوه برنامه‌ریزی آنها می‌تواند بر خستگی ذهنی، رضایت شغلی و عملکرد کارکنان اثر بگذارد.
به گزارش روان۲۴، افزایش جلسات کاری همیشه به معنای هماهنگی بهتر یا بهره‌وری بیشتر نیست. وقتی کارکنان بخش زیادی از روز را در جلسات غیرضروری می‌گذرانند، زمان کمتری برای تمرکز بر وظایف اصلی خود دارند. این مسئله می‌تواند فشار شناختی را افزایش دهد و احساس فرسودگی را تشدید کند.
جلسات بیشتر، بهره‌وری کمتر؟
جلسات کاری زمانی مفید هستند که هدف مشخصی داشته باشند و به تصمیم‌گیری یا حل مسئله کمک کنند. اما برگزاری جلسات متعدد و بدون برنامه می‌تواند زمان تمرکز کارکنان را مختل کند.
پژوهشی درباره بار جلسات کاری که در مجله «بیزینس هورایزنز» منتشر شده، به تناقضی مهم اشاره می‌کند: جلسات از یک سو امکان همکاری و مشارکت کارکنان را افزایش می‌دهند و از سوی دیگر، منابع ذهنی و زمانی آنها را مصرف می‌کنند.
پژوهشگران این وضعیت را «تناقض بار جلسات» نامیده‌اند. بر اساس این دیدگاه، افزایش تعداد جلسات تا نقطه‌ای می‌تواند مفید باشد؛ اما پس از آن، هزینه‌های ذهنی و سازمانی جلسات از مزایای آن بیشتر می‌شود.
وقفه‌های کاری چگونه ذهن را خسته می‌کنند؟
مشکل فقط تعداد جلسات نیست. پیام‌های کاری، تماس‌های ناگهانی و درخواست‌های فوری نیز می‌توانند تمرکز کارکنان را برهم بزنند.
پژوهشی با مشارکت چهارصد و نود و دو کارمند اداری در آلمان، تأثیر انواع وقفه‌های کاری بر خستگی کارکنان را بررسی کرد. نتایج نشان داد که میزان فشار ناشی از وقفه‌ها فقط به تعداد آنها بستگی ندارد. نوع درخواست، فرستنده پیام و میزان ضرورت انجام کار نیز اهمیت دارند.
در واقع، درخواست‌های غیرضروری و وقفه‌هایی که کارکنان آنها را ناموجه می‌دانند، می‌توانند اضطراب و خستگی بیشتری ایجاد کنند و تمرکز بر وظایف اصلی را کاهش دهند.
جلسات آنلاین چه اثری بر توان ذهنی دارند؟
گسترش دورکاری، جلسات تصویری را به بخش ثابتی از زندگی سازمانی تبدیل کرده است. با این حال، پژوهش‌های جدید نشان می‌دهند که تجربه خستگی در جلسات آنلاین برای همه کارکنان یکسان نیست.
مطالعه‌ای در سال دو هزار و بیست‌وپنج، تجربه کارکنان را در جلسات تصویری بررسی کرد. پژوهشگران طی ده روز، اطلاعات مربوط به صد و بیست و پنج شرکت‌کننده و صدها جلسه را تحلیل کردند.
نتایج نشان داد جلسات تصویری به‌طور کلی با افزایش خستگی ارتباط معناداری نداشتند. با این حال، جلسات کوتاه‌تر از چهل و چهار دقیقه خستگی کمتری ایجاد کردند. همچنین جلسات خسته‌کننده و کم‌تحرک می‌توانستند تجربه ناخوشایندتری برای شرکت‌کنندگان رقم بزنند.
این یافته نشان می‌دهد که نباید همه جلسات آنلاین را به یک شکل ارزیابی کرد. مدت جلسه، کیفیت تعامل و میزان مشارکت کارکنان در تجربه آنها نقش دارند.
چگونه جلسات کاری را بهبود دهیم؟
مدیران می‌توانند با اصلاح شیوه برگزاری جلسات، از فشار شناختی کارکنان بکاهند. برخی راهکارهای کاربردی عبارت‌اند از:
- پیش از برگزاری جلسه، هدف و دستور جلسه را مشخص کنند.
- کارکنانی را دعوت کنند که حضورشان واقعاً ضروری است.
- برای جلسات زمان پایان مشخص در نظر بگیرند.
- موضوعات ساده را از طریق پیام یا گزارش کوتاه پیگیری کنند.
- میان جلسات، فرصت استراحت و تمرکز فراهم کنند.
- از برگزاری جلسات تکراری و بدون نتیجه جلوگیری کنند.
- برای انجام وظایف نیازمند تمرکز، زمان بدون جلسه در نظر بگیرند.
نقش مدیران در پیشگیری از خستگی ذهنی
فرهنگ جلسات در هر سازمان تا حد زیادی به رفتار مدیران وابسته است. وقتی مدیران برای هر مسئله کوچکی جلسه تشکیل می‌دهند، کارکنان فرصت کمتری برای برنامه‌ریزی مستقل و انجام وظایف خود خواهند داشت.
مدیران باید میان نیاز به هماهنگی و استقلال کاری تعادل برقرار کنند. همچنین بهتر است پیش از درخواست حضور کارکنان در یک جلسه، ضرورت مشارکت آنها را بررسی کنند.
جمع‌بندی
جلسات کاری بخش مهمی از ارتباطات سازمانی هستند؛ اما تعداد بیشتر آنها لزوماً به معنای عملکرد بهتر نیست. وقفه‌های مکرر، درخواست‌های غیرضروری و جلسات طولانی می‌توانند منابع ذهنی کارکنان را مصرف کنند.
سازمان‌هایی که به کیفیت جلسات، زمان تمرکز و نیازهای روان‌شناختی کارکنان توجه می‌کنند، فرصت بیشتری برای ایجاد محیط کاری سالم و بهره‌ور خواهند داشت.
